3.1. Реєстрація клієнта

Реєстрація клієнта є важливою умовою для опрацювання його звернення працівником центру, оскільки ця процедура може як спростити процес, так і суттєво ускладнити його.

Реєстрація клієнта здійснюється після отримання згоди на оброблення персональних даних шляхом внесення інформації до реєстраційної картки клієнта (далі – РКК) за допомогою спеціального модуля комплексної інформаційно-аналітичної системи забезпечення надання безоплатної правової допомоги (далі – КІАС).

Найзручніше почати заповнення РКК одразу, під час зустрічі з клієнтом. Це обумовлено тим, що МЦ/Бюро, по-перше, має забезпечити облік усіх клієнтів, а по-друге, запобігти виникненню ситуації, коли клієнт може відмовитись від реєстрації.

Наприклад: відмова клієнта від надання згоди на оброблення персональних даних та реєстрації і, як наслідок, неможливість працівника МЦ/Бюро зареєструвати такого клієнта в РКК може мати місце тоді, коли клієнт почне розмову з працівником МЦ/Бюро з викладення свого питання і з будь-яких причин буде незадоволений наданою йому консультацією/роз’ясненням та залишить приміщення МЦ/Бюро. При цьому надати свої персональні дані для реєстрації такий клієнт також відмовиться.

Отже, для належного обліку звернень клієнтів працівник МЦ/Бюро насамперед має пояснити клієнту, що процедура реєстрації є першочерговою та обов’язковою.

N.B. Відмова клієнта від реєстрації не може бути підставою для відмови працівником МЦ/Бюро в наданні йому правової інформації, консультації, роз’яснень.

Згода особи на оброблення її персональних даних необхідна для подальшої реєстрації у КІАС, проте відсутність зазначеної згоди не є підставою для відмови у наданні БППД.

Подання особою звернення про надання БВПД не потребує витребування у неї згоди на оброблення її персональних даних!

У виняткових випадках відомості про клієнта вносять у форму РКК, виготовлену на паперових носіях, з обов’язковим подальшим внесенням їх до КІАС.

До РКК Відділом 1/Бюро вносяться відомості про кожного клієнта, який звернувся до МЦ/Бюро з метою отримання БППД або БВПД. Відомості до РКК вносяться під час першого візиту клієнта або його представника до будь-якого з МЦ/Бюро і в подальшому можуть оновлюватись і доповнюватись працівниками Відділу 1 інших МЦ/Бюро в міру подання клієнтом або представником клієнта інформації.

Якщо у клієнта або представника клієнта відсутні документи, що посвідчують його особу, працівник Відділу 1/Бюро заповнює розділи І і ІІІ РКК з його слів.

N.B. Відомості про документ, що посвідчує особу, та реєстраційний номер облікової картки платника податків (у разі наявності), які включаються до розділу ІІІ РКК, вносяться тільки після пред’явлення таких документів.

У випадку, якщо особа потребує надання правової інформації, консультацій або роз’яснень з правових питань, але не потребує БВПД, допускається можливість невнесення даних до розділу ІІІ РКК.

У випадку внесення до РКК мінімально необхідної інформації, відомості про документ, що посвідчує особу та реєстраційний номер облікової картки платника податків (у разі наявності), можуть бути внесені до РКК після прийняття місцевим центром заяви про надання БВПД, але до моменту перевірки комплектності підтверджуючих документів.

N.B. Відомості до РКЗК вносяться окремо для кожного звернення клієнта або його представника. Реєстраційний номер РКЗК повинен відповідати реєстраційному номеру РКК, а також містити номер звернення відповідного клієнта.

Наприклад: в один і той самий день клієнт звернувся до МЦ/Бюро для отримання консультації щодо порядку прийняття спадщини та незаконного звільнення з роботи. Зазначені питання клієнта належать до різних категорій – зі спадкового та трудового права. У такому випадку працівник МЦ/Бюро має заповнити РКЗК клієнта два рази, оскільки питання клієнта є різними за категоріями та потребують всебічного розгляду в різних сферах права.

Для заповнення РКЗК працівник Відділу 1/Бюро також:

• з’ясовує категорію та підкатегорію питання, з яким звернувся клієнт, вносить відповідні відомості до пункту 1 розділу ІІІ РКЗК. У разі неможливості віднесення питання до категорії / підкатегорії вказує відповідну інформацію в графах «інші питання» (вказати)»;

• зазначає коротко суть порушеного питання;

• за результатами попереднього розгляду звернення вносить відповідні відомості до пункту 2 розділу ІІІ РКЗК: - у разі, якщо питання потребує лише надання БППД і така допомога надана працівником Відділу 1/Бюро, іншим працівником МЦ чи його партнерами, відзначає опцію «Надано роз’яснення, консультацію працівником центру / зовнішнім залученим спеціалістом»; - у разі, якщо вирішення питання, з яким звернувся клієнт, потребує залучення фахівців з установи, організації, з якою МЦ налагоджено співпрацю або клієнт не є суб’єктом права на БВПД, відзначає опцію «Спрямовано до установи, організації (установ, організацій), з якою центром організовано співпрацю для надання БВПД / БППД по суті порушеного питання, та вказує найменування (назву) такої організації. У такому випадку працівник Відділу 1/Бюро видає клієнту талон для отримання БППД, номер якого є ідентичним номеру звернення у КІАС; - у разі, якщо клієнт потребує БВПД, відзначає опцію «Прийнято заяву про надання БВПД». Після прийняття заяви про надання БВПД вносить дані про вид послуг БВПД, необхідних клієнту, шляхом обрання відповідних варіантів; - з’ясовує зі слів клієнта або представника, до якої з категорій, визначених Законом, належить клієнт та вносить відповідну відмітку до пункту 3 розділу ІІІ РКЗК; - зазначає у пункті 4 розділу ІІІ РКЗК перелік документів, необхідних для підтвердження належності клієнта до зазначеної категорії, сканує, у разі наявності, надані клієнтом або його представником документи та зазначає дату їх прийняття, а також прізвище та ініціали працівника Відділу 1/Бюро, який вніс дані.

N.B. Відмова у заповненні РКК у зв’язку з відсутністю в клієнта відомостей або документів, необхідних для отримання ним безоплатної правової допомоги, не допускається.