11. Реєстрація звернень громадян, які не стосуються правової допомоги

Для реєстрації звернень громадян, які не стосуються правової допомоги, може застосовуватися одна з трьох форм реєстрації документів: журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп'ютерних програм).

При надходженні звернення на нижньому полі першого аркуша праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки, ставиться штамп із зазначенням реєстраційного індексу. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення, наприклад, А-110.

У разі надходження повторних звернень громадян їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки, журналу або на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора персонального комп'ютера (під час автоматизованої реєстрації), зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. При цьому на верхньому полі першого аркуша повторних звернень праворуч робиться позначка «ПОВТОРНО» і підбирається все попереднє листування.

Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається звернення разом з документами щодо їх вирішення.

Конверти зберігаються і додаються до документів у тому разі, коли лише за конвертом можливо встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

У разі одержання документів у пошкодженому конверті, а також якщо при відкритті конверта було виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього про це складається акт у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий – долучається до одержаних матеріалів і передається разом з ними для розгляду за належністю.